1.Istraživanje, planiranje i osluškivanje
Svaki klijent koji želi organizirati event za svoje zaposlenike, poslovne partnere ili možda vlastite postojeće ili potencijalne klijente, očekuje da event ispuni određene ciljeve. Uspjeh eventa u samom početku ovisi o tome koliko dobro možete komunicirati s klijentom i dobiti pravu predodžbu o tome kakve su njegove želje, potrebe, vizija i konačni cilj. Istraživanje klijenta i njegovih želja, iznimno je važan početak organizacije dobrog eventa. Spremnost na suradnju i moguće promjene te otvorenost i konstantno osluškivanje klijenta odlike su vrhunskih event menadžera. Katkad će klijent vrlo jasno i određeno reći što želi i očekuje, a ponekad će pred vama biti zadatak da morate predvidjeti što želi i na koji način te se u hodu prilagođavati i mijenjati već dogovorene planove.
2.Budžet
Nakon definiranja budžeta, treba pomno isplanirati financijski plan, što katkad zna biti vrlo izazovan dio posla. I mala odstupanja u nekoliko stavki iz financijskog plana mogu rezultirati kompletnim kaosom u financijskom izvještaju kojeg na samom kraju organizacije trebate predstaviti klijentu. Financijski plan zahtjeva analitičke sposobnosti, mogućnost predviđanja nekih troškova i realnu osobu koja ga konstantno kontrolira. U želji da event bude što uspješniji ili ostavi ‘wow’ efekt na sudionike, vrlo se lako zaigrati s određenim stavkama. Zato su programi s proračunskim tablicama jedan od najboljih prijatelja event organizatora.
3.Dodatni sadržaj kao esencijalni dio eventa
Danas više nego ikada do sada imamo dostupne različite alate, tehnologiju i sadržaje pomoću kojih na svakom eventu možete postići ‘wow’ efekt. Niti jedan klijent ne očekuje da na eventu predstavite točku trenera morskih pasa i krotitelja lavova, no gotovo svaki klijent želi da sudionici ili uzvanici eventa po nečemu upamte baš njegov event. Koliko kreativni možete biti, prvenstveno ovisi o budžetu kojim raspolažete. Naravno da si jedan ‘veliki’ proizvođač automobila, na predstavljanju novog modela može priuštiti hologramski ples super modela, savršeno sinkroniziran s glazbom i osvjetljenjem na ogromnoj rotirajućoj pozornici. Možda možete i vi s budžetom koji vam je klijent odobrio, no iz našeg iskustva, takve su situacije rijetke. Najčešće budžet koji imate za neki manji event dozvoljava minimalne dodatne sadržaje i gotovo uvijek (bez obzira na izbor i mogućnosti) taj sadržaj nije nešto potpuno novo ili revolucionarno. Ali, također iz našeg iskustva, već viđeni dodatni sadržaji, u nekom novom ruhu mogu stvoriti ‘wow’ efekt na eventu. Glavni problem je kad dodatni sadržaj nema dodirnih točaka s eventom, ili kada su sudionici eventa u potpunosti promašena interesna skupina za određeni dodatni sadržaj. Svaki event priča je za sebe i iz tog razloga treba mu prići ‘think outside the box’ pristupom. Dobra ideja provedena u djelo, ne mora nužno koštati mnogo.
4.Brainstorming
Kad se male ruke slože, sve se može, ili u ovom slučaju i glave. Iznimno je važno da su svi članovi tima koji sudjeluje u organizaciji povezani, da komuniciraju i razmjenjuju ideje. Vrlo često su upravo različiti pogledi i različita iskustva zaslužni za stvaranje vrhunskih evenata.
5.Kontakti-oslonac bržoj i kvalitetnijoj organizaciji
Lakše je organizirati posao kada imate provjerene suradnike od kojih ste prethodno već koristili usluge te znate da će iste biti kvalitetne, na vrijeme i po dogovorenim uvjetima. To vam može znatno skratiti vrijeme planiranja i organizacije događanja. Zato ne štedite olovku za upisivanje novih kontakata, a vaš adresar neka vam uvijek bude nadohvat ruke.